Z Raporu Nedir? Gün Sonu Rehberi

Z Raporu Nedir ve Ne İşe Yarar?

Mevzuattaki adıyla Z raporu, günlük kapanış fişidir. 3100 sayılı Kanunla ilgili genel tebliğlere göre vergi matrahına esas bilgiler bu raporla mali hafızaya kaydedilir. Mali hafıza, cihazın içindeki silinemeyen kayıt birimidir.

GİB'in aktardığı tebliğ metni raporu şöyle tanımlar: bir iş günü içinde cihazla yapılan satışları, elde edilen hasılatı ve tahsil olunan KDV'yi ayrıntılı veren, müteselsil sıra numaralı bir rapor. Yani her raporun bir sıra numarası vardır ve numaralar birbirini izler.

Rapor alındığında cihazın günlük hafızası sıfırlanır. Toplam bilgiler ise mali hafızaya aktarılır. Ertesi sabah kasa sıfırdan başlar.

Peki bu rapor ne işe yarar? Öncelikle günün satış hasılatını resmi olarak kayda geçirir. Ayrıca muhasebe kaydına dayanak belge olur. Bunun yanında defter kayıtları ve KDV beyanı bu toplamlar üzerinden ilerler. Kısacası Z raporu, perakende satışın gün gün tutulan resmi özetidir.

X Raporu ile Farkı Ne?

İki rapor da yazar kasadan alınır ama amaçları farklıdır. 68 Seri No.lu Genel Tebliğe göre X raporunda gün içi, Z raporunda gün sonu bilgileri yer alır. Mali hafıza raporu ise geçmiş günlerin bilgisini verir.

X raporu bilgi amaçlıdır. Mali hafızada yer kaplamaz ve günlük toplamları sıfırlamaz. Bu yüzden gün içinde istediğin kadar alabilirsin. Vardiya değişiminde ya da öğle arası kasa sayımında işini görür.

Gün sonu raporu ise kesin kapanıştır. GİB özelgesine göre her Z raporu mali hafızada yer işgal eder. Günde birkaç kez alınması, mali hafızanın normalden önce dolmasına yol açar. Bu da işletmeye ilave bir maliyet getirir.

Pratikte ayrım basit. Gün içinde kontrol için X raporu al. Akşam günü kapatırken tek bir Z raporu al. Öğlen yanlışlıkla kapanış raporu alırsan o gün iki ayrı rapor oluşur ve mali hafızada gereksiz yer harcanır.

Z Raporu Ne Zaman ve Nasıl Alınır?

Kural net: cihazla satış yapılan her iş gününün sonunda Z raporu alınır. 29 Seri No.lu Genel Tebliğ bunu mutlaka kelimesiyle vurgular. GİB özelgeleri de aynı ifadeyi tekrarlar.

Raporun kapsadığı süre, bir günlük faaliyettir. Tebliğ bunu saat 00 ile 24 arasındaki satışlar olarak açıklar. Gece yarısından sonra da açık kalan işletmeler için ayrıca bir düzenleme vardır. Bu işletmeler raporu kapanış saatinde alır. Örneğin dükkân gece 03'te kapanıyorsa rapor 03'te alınır. O durumda rapordaki hasılat bir önceki günün hasılatı sayılır.

Kesintisiz çalışan akaryakıt istasyonları için özelgede ek bir açıklama yer alır. Bu istasyonlar raporu gece 24'ten sonra, sabah 09'u geçmemek şartıyla alabilir.

Satış yapmadığın günler ne olacak? İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığının 2012 tarihli özelgesine göre cihazla satış yapılmayan günler için Z raporu alma zorunluluğu yoktur. O özelgedeki işletme, tüm satışlarını fatura ile belgelendiriyordu.

Raporu almanın teknik adımı cihaza göre değişir. Tuş sırası ve menü adı markadan markaya farklıdır. GİB özelgesi de bu adımların cihazla verilen kullanım kılavuzunda yer aldığını belirtir. Kılavuzu kaybettiysen cihazın yetkili servisine sorabilirsin.

Bir Z Raporunda Hangi Bilgiler Yer Alır?

GİB, yeni nesil ÖKC'lerin rapor formatlarını teknik kılavuzlarla belirler. Aralık 2025 tarihli taslak kılavuzda Z-Gün Sonu Raporu için örnek bir şablon var. Kesin görünüm cihaz modeline göre değişebilir. Yine de raporu şu bloklarla okuyabilirsin.

En üstte mükellef bilgileri bulunur. Adın ya da unvanın, adresin, vergi dairen ve vergi kimlik numaran burada yazar. Hemen altında raporun tarihi, saati ve rapor numarası yer alır.

Ardından mali fişler bloğu gelir. Burada günün mali belge adedi, net toplamı ve geçerli satış fişi adedi görünür. Sonra departman satırları sıralanır. Örneğin temel gıda %1, elektronik %20 gibi gruplar ayrı ayrı toplanır.

KDV dağılımı bunun hemen ardından gelir. Her oran için iç yüzde ile hesaplanan KDV tutarı ve KDV dahil satış toplamı ayrı satırdadır. Sonunda günlük toplam KDV ve toplam satış tutarı yazar. İndirim ve artırım toplamları da bu bölümdedir.

Kümülatif toplamlar başka bir satır grubudur. Bunlar, gün sonu itibarıyla mali hafızada kayıtlı toplam satış ve toplam KDV tutarlarını gösterir.

e-Belgeler bloğunda gün içinde cihazdan düzenlenen e-Fatura ve e-Arşiv faturaların adedi ve toplamı yer alır. İptal edilen fişlerin adedi ve tutarı da ayrıca listelenir.

Ödemeler bloğu tahsilatın nasıl yapıldığını gösterir. Nakit, banka veya kredi kartı, havale/EFT, hediye çeki, açık hesap, yemek kartı ve TR Karekod ödemeleri ayrı satırlardadır. En altta ödeme türlerinin genel toplamı bulunur.

Raporun sonunda Z numarası, EKÜ numarası ve cihazın mali sicil bilgisi yer alır. Gün sonunda ilk baktığın yer, ödeme toplamının satış toplamıyla uyumu olmalı.

Yeni Nesil ÖKC Raporları GİB'e Nasıl Ulaşır?

Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz, 557 Sıra No.lu VUK Genel Tebliğindeki tanımıyla sürekli çevrimiçi çalışabilen, IP tabanlı bir cihazdır. Oluşturduğu fiş ve mali raporları güvenli şekilde iletebilir.

Bu iletim ÖKC TSM merkezleri üzerinden yürür. TSM, cihazların ürettiği fiş ve rapor bilgilerini toplar ve saklar. Ardından bu bilgileri anlık ya da periyodik olarak GİB sistemlerine aktarır. Aktarımın zamanı ve yöntemi ynokc.gib.gov.tr adresindeki teknik kılavuzlarla belirlenir.

Z raporlarındaki mali bilgilerin GİB'e elektronik ortamda bildirilmesi 483 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile düzenlendi. 2024'te 566 Sıra No.lu Tebliğ ile yapılan değişiklikten sonra yeni nesil cihazların Z raporu bilgileri ÖKC TSM merkezleri üzerinden GİB'e bildiriliyor. 557 Sıra No.lu Tebliğ ise eski nesil cihazların 1 Temmuz 2024'e kadar yeni nesil cihazlarla değiştirilmesini zorunlu tuttu.

Kâğıt konusu da değişti. 450 Sıra No.lu Tebliğe göre yeni nesil cihazlarda Z raporu oluşturma zorunluluğu sürüyor. Öte yandan raporlar cihazda elektronik ortamda saklandığı için ayrıca kâğıda basıp muhafaza etme zorunluluğu kaldırıldı. Yine de mali müşavirine günlük toplamları iletmek için çıktı almak işini kolaylaştırabilir.

Deftere Kayıt ve Saklama Nasıl Yapılır?

Saklama kuralı tebliğde açıkça yazar. Kâğıda basılan Z raporları müteselsil sıra numarasına göre, kayıt rulolarıyla birlikte VUK'taki muhafaza süreleri boyunca saklanır. Yeni nesil cihazlarda raporlar elektronik ortamda tutulduğu için ayrıca kâğıt saklama zorunluluğu yoktur. VUK 253. madde bu süreyi, ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl olarak belirler.

Yer konusunda da bir ayrıntı var. KDV beyannamesi henüz verilmemiş günlere ait raporlar işletmede saklanmak zorundadır. Beyannamesi verilmiş dönemlerin raporları ise büro gibi işletme dışı bir yerde tutulabilir. Bu kural 29 Seri No.lu Genel Tebliğde yer alır.

Kayıt tarafında temel ilke zamanlamadır. VUK 219. maddeye göre kayıtların on günden fazla geciktirilmesi caiz değildir. Defter-Beyan Sistemi kullanan işletmeler için bir özelgeye dayanan yorum da mevcut. Buna göre Z raporları gün gün ve tek tek kaydedilmeli. Birkaç günün raporlarını tek bir toplam olarak kaydetmek, örneğin on günlük toplu kayıt, uygun görülmüyor; her günün raporu ayrı kayıt olarak girilmeli.

İşletme defteri tutan bir esnafsan her rapor gelir tarafında bir hasılat kaydına dönüşür. Kayıtta KDV dahil toplam ile KDV tutarları ayrı izlenir. Birden fazla yazar kasan varsa her cihazın raporu ayrı numarayla gelir. Bu durumda raporları günlük olarak eşleştirmek mali müşavirinin işini hızlandırır.

Gün Sonu Raporu Alınmazsa Ne Olur?

İlk sonuç kayıt düzeninin bozulmasıdır. Z raporu almadığın gün kapanmaz ve satışlar ertesi günün toplamına karışır. Bu da hasılatın hangi güne ait olduğunu belirsizleştirir.

İkinci sonuç usulsüzlük riskidir. Tebliğler, cihazın mevzuattaki fonksiyonlarına uygun kullanılmasını şart koşar. Örneğin 29 Seri No.lu Tebliğ, silik veya okunaksız fiş verenler hakkında ceza kesildiğini açıkça belirtir. VUK 353. madde de ödeme kaydedici cihaz fişinin düzenlenmemesini özel usulsüzlük olarak sayar.

Kapanış raporunu hiç almamanın ya da geç almanın hangi ceza hükmüne bağlanacağı somut olaya göre değerlendirilir. Ceza tutarları da her yıl güncellenir. Bu nedenle burada bir rakam vermiyoruz. Güncel tutarı ve senin durumuna uygulanacak hükmü mali müşavirinden öğren.

Unutursan panik yapma. Ertesi sabah satışa başlamadan önce durumu mali müşavirine bildir. Nasıl kayda alınacağını birlikte netleştirin.

Gün Sonunda Neleri Kontrol Etmelisin?

Kasayı kapatırken aynı sırayı her gün izlersen hata payın düşer. Şu listeyi kullanabilirsin:

1) Gün içindeki son satışı girdiğinden emin ol. 2) Kasadaki nakdi say ve not al. 3) POS cihazının gün sonu toplamını kontrol et. 4) Z raporunu al ve rapor numarasının bir önceki günü izlediğine bak. 5) Rapordaki nakit toplamını saydığın nakitle karşılaştır. 6) Kart toplamını POS gün sonu toplamıyla eşleştir. 7) İptal edilen fiş adedine göz at, beklenmedik bir artış varsa nedenini sor. 8) Raporu tarih sırasıyla dosyala ya da elektronik kaydın erişilebilir olduğunu doğrula. 9) Günün toplamlarını mali müşavirinle kurduğun düzene göre kaydet.

Bu liste birkaç dakikanı alır. Buna karşılık ay sonunda saatlerce fark aramaktan seni kurtarabilir.

Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

Birinci hata, gün içinde kontrol için kapanış raporu almaktır. Bu durumda mali hafızada gereksiz yer harcanır. Kontrol için X raporu yeterlidir.

İkinci hata, Z raporunu ertesi sabah almaktır. Gece yarısından sonra çalışmayan bir işletmede bu, tebliğdeki gün sonu kuralına uymaz. Ertesi gün satışa başlarsan iki günün satışı da tek rapora karışır.

Üçüncüsü kâğıt raporları dağınık saklamaktır. Sıra numarası atlayan bir dosya, incelemede soru işareti yaratır.

Dördüncü hata, Z raporlarını on günde bir toplu kaydetmektir. Yukarıda gördüğün gibi her günün Z raporu ayrı bir kayıt olarak girilmelidir.

Beşincisi, nakit ve kart toplamını hiç kontrol etmemektir. Fark varsa bunu aynı gün fark etmek, haftalar sonra fark etmekten çok daha kolaydır.

Son hata ise gider belgelerini ihmal etmektir. Satış tarafını gün sonu raporu düzenli tutar. Alış faturaları ve masraf fişleri ise çoğu zaman cep ya da çekmece arasında kaybolur.

Zamankaybı Gider Fişi Takibini Nasıl Kolaylaştırıyor?

Önce açık konuşalım: Zamankaybı bir yazar kasa değildir. Z raporu üretmez ve satış kaydı tutmaz. Gün sonu raporu senin satış tarafındır ve bu işi ÖKC yapar.

Zamankaybı ise gider tarafını düzenler. Yani işletmenin aldığı fişleri ve faturaları toplar. Mali müşavirin bu iki tarafı birleştirerek defteri ve beyannameyi hazırlar.

Bir fişin fotoğrafını çektiğinde tarih, tutar, KDV, matrah, satıcı ve kategori otomatik okunur. Okunan bilgiler masraf defterine işlenir. Gider olarak aldığın yazar kasa fişleri, faturalar, e-arşiv faturalar ve çekler ayrı belge tipleri olarak tanınır.

Mali müşavirsen fişler mükellef bazında ayrılır. Böylece her müşterinin giderleri kendi alanında kalır. Ekip üyelerinin yüklediği fişler de bir onay akışından geçer.

Fişler sayfasındaki tarih kısayolları belirli bir dönemi hızla süzmeni sağlar. Ay sonunda verileri Excel, CSV veya PDF olarak dışa aktarabilirsin. Luca ve Defter-Beyan uyumlu dışa aktarım seçenekleri de var.

Mobil uygulama Google Play'de bulunuyor. Akşam kasayı kapattıktan sonra o gün biriken gider fişlerini de telefondan yükleyebilirsin. Böylece satış ve gider belgeleri aynı gün düzene girer.

Z Raporu Hakkında Sık Sorulan Sorular

Z Raporu: Beş Maddede Özet

1) Z raporu, yazar kasanın günlük kapanış raporudur ve günün hasılatını mali hafızaya kaydeder. 2) Cihazla satış yapılan her iş gününün sonunda bir kez alınır; gün içi kontrol için X raporu kullanılır. 3) Raporda KDV oranına göre satışlar, toplam KDV, iptaller ve ödeme tipleri yer alır. 4) Raporlar sıra numarasıyla beş yıl saklanır ve deftere gün gün işlenir. 5) Z raporu satış tarafını kapatır; gider fişlerini düzenli toplamak ise ayrı bir iştir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumun için mali müşavirine danış.