Gider Pusulası Nedir, Nasıl Düzenlenir?

Gider Pusulası Nedir?

Vergi Usul Kanunu 234. madde gider pusulasını tanımlar. Kanuna göre tüccarlar, basit usul mükellefleri, defter tutan serbest meslek erbabı ve çiftçiler, belge düzenleme zorunluluğu bulunmayanlara yaptırdıkları işler veya onlardan aldıkları mallar için bu belgeyi düzenler. Yani gider pusulasını satıcı değil, alıcı hazırlar. Kanun ayrıca şunu söyler: vergiden muaf esnaf için düzenlenen gider pusulası, bu kişiler tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Bu cümle önemlidir, çünkü belgenin hukuki gücünü gösterir. Esnaf muaflığından yararlanan kişinin mükellefiyet tesisi, belge düzenleme, defter tutma ve beyanname verme gibi yükümlülükleri yoktur. Bu yüzden ondan fatura beklemek yerine işlemi kendi belgenle kayıt altına alırsın. Öte yandan gider pusulası yalnızca muaf esnafla sınırlı değildir. İkinci el bir eşyayı ticari faaliyeti olmayan bir kişiden aldığında da işlemi bu belgeyle belgelendirebilirsin.

Gider Pusulasını Kim Düzenler, Ne Zaman Gerekir?

Düzenleme yükümlülüğü birinci ve ikinci sınıf tüccarlarda, kazancı basit usulde tespit edilenlerde, defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabında ve çiftçilerdedir. Şahıs şirketi sahibi isen, limited şirket yönetiyorsan ya da basit usulde çalışıyorsan bu grubun içindesin. Gider pusulasına ihtiyaç duyulan tipik durumlar Gelir Vergisi Kanunu 9. maddede sayılan esnafla ilgilidir. Bu madde gezici olarak çalışan musluk tamircisini, çilingiri, ayakkabı tamircisini ve hamalı vergiden muaf sayar. Ayrıca evinde ürettiği tarhana, erişte, mantı, örgü ve dantel gibi ürünleri iş yeri açmadan satan kişileri de muaf tutar. Bu ürünlerin internetten satışında muaflık için bir sınır vardır: yıllık satış tutarı, o yıl geçerli asgari ücretin yıllık brüt tutarını aşmamalıdır. Bunun yanında evde imal ettiği malları yalnızca internet üzerinden satan ve banka ticari hesabı açan kişiler için ayrı bir bent bulunur. Bu bentte 2026 yılı için hasılat sınırı 1.900.000 TL olarak uygulanıyor. Dikkat etmen gereken bir istisna var. Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden yapılan mal alımları bu kapsamın dışındadır ve onlar için müstahsil makbuzu düzenlenir.

Gider Pusulasında Hangi Bilgiler Zorunlu?

Kanun, gider pusulasında bulunması gereken bilgileri açıkça sayar. İşin mahiyeti, malın cinsi ve nevi, miktarı, bedeli ve iş ücreti yazılmalıdır. Bunlara ek olarak işi yaptıran ile yapanın ya da malı alan ile satanın adı, soyadı veya unvanı ve adresi bulunmalıdır. Düzenleme tarihi de zorunlu alanlar arasındadır. Gider pusulası iki nüsha olarak hazırlanır ve bir nüshası işi yapana veya malı satana verilir. Pusulalar seri ve sıra numarası içinde birbirini izler. Satıcının imzası da şarttır, çünkü kanun belgeyi işi yapana veya malı satana imza ettirilecek bir belge olarak tanımlar. Süre kuralını da unutma. Gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Bu süre içinde düzenlenmeyen belge hiç düzenlenmemiş sayılır. Bir kolaylık daha var. Bedeli yedi gün içinde banka, PTT ya da yetkili ödeme kuruluşu aracılığıyla ödersen, zorunlu bilgileri içeren dekont gider pusulası yerine geçer.

Doldurulmuş Bir Gider Pusulası Örneği Nasıl Görünür?

Somut bir gider pusulası örneği üzerinden gidelim. Bir lokanta işletiyorsun ve evinde erişte üreten, esnaf muaflığından yararlanan bir kişiden 50 kilogram erişte alıyorsun. Gider pusulasının üst kısmına seri ve sıra numarasını, örneğin A 0012 yazarsın. Tarih alanına malın teslim edildiği günden en geç yedi gün sonrasına kadar bir tarih girersin, örneğin 12.11.2026. Alıcı bölümünde işletmenin unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası yer alır. Satıcı bölümüne vergiden muaf esnafın adını, soyadını ve ikametgah adresini yazarsın. Açıklama satırı şöyle olabilir: ev yapımı erişte, 50 kg, birim fiyat 200 TL. Brüt bedel 10.000 TL olur. Altına gelir vergisi kesintisi satırını eklersin: yüzde 2 oranında 200 TL. Satıcıya ödenecek net tutar 9.800 TL olarak görünür. KDV satırı yoktur, çünkü bu teslim KDV'den istisnadır. En altta iki imza alanı bulunur: düzenleyen işletme ve parayı alan satıcı. Bir nüshayı satıcıya verir, diğerini muhasebe kayıtların için saklarsın.

Gider Pusulasında Stopaj Nasıl Hesaplanır ve Nasıl Beyan Edilir?

Esnaf muaflığından yararlananlara mal ve hizmet alımları karşılığında yapılan ödemeler, Gelir Vergisi Kanunu 94. maddenin 13. bendine göre vergi kesintisine tabidir. Oran, ne aldığına göre değişir. GİB'in esnaf muaflığı rehberine göre evde üretilen ve muafiyet kapsamında satın alınan mallar için yapılan ödemelerden yüzde 2 kesinti yapılır. Kesinti oranları tablosuna göre ise geleneksel el sanatı ürünleri ve hurda alımlarında da oran yüzde 2'dir; bunların dışındaki mal alımlarında yüzde 5, hizmet alımlarında yüzde 10 uygulanır. Evde üretilen malın imali için ödenen hizmet bedelinde ise oran yüzde 2'dir. Hizmet örneğiyle bakalım. Gezici bir musluk tamircisine işyerinde 3.000 TL'lik bir onarım yaptırdın. Hizmet bedeli üzerinden yüzde 10 kesinti 300 TL eder ve tamirciye 2.700 TL ödersin. Muafiyet kapsamındaki gezici bir satıcıdan evde üretilmemiş 8.000 TL'lik bir mal aldıysan yüzde 5 kesinti 400 TL olur, satıcıya 7.600 TL ödenir. Kestiğin vergi senin değil, devletin parasıdır. Bu tutarı muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile beyan edip ödersin. GİB rehberindeki örneklerde beyan ve ödeme, ödemenin yapıldığı ayı izleyen ayın 26'sına kadar yapılıyor; kendi beyan dönemini mali müşavirinle netleştir. Öte yandan ticari ya da mesleki faaliyeti olmayan bir kişiden yapılan alımlarda bu kesinti uygulanmaz. Banka ticari hesabı üzerinden tahsilat yapan internet satıcıları için de durum farklıdır: banka kesintiyi kendisi yapar ve aynı hasılat için ayrıca 94. madde kesintisi yapılmaz.

e-Gider Pusulası Zorunlu mu?

Elektronik sürümün kuralları 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nde yer alır. Tebliğe göre e-Gider Pusulası yeni bir belge türü değildir ve kağıttaki belgeyle aynı hukuki niteliğe sahiptir. Uygulama herkes için zorunlu değildir. Gönüllü olarak geçmek istersen önce e-Fatura uygulamasına dahil olman, teknik hazırlıkları tamamlaman ve başvuru yapman gerekir. Bunun yanında GİB, analiz veya inceleme sonucu riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük bulduğu mükelleflere yazılı bildirimle geçiş zorunluluğu getirebilir. Bu durumda hazırlık için en az 3 ay süre verilir. Zorunluluk getirilen mükellef, süre dolduktan sonra belgelerini elektronik olarak düzenlemek zorundadır. Ayrıca 573 Sıra No.lu Tebliğ ile GİB'in belirleyeceği mükellefler için ıslak imza yerine, karşı tarafın bilgilerinin bilgi teknolojileri üzerinden doğrulanması yöntemi de mümkün hale geldi. Elektronik belgede alıcı ve satıcı bilgileri, düzenleme saati, belge numarası, işin mahiyeti, bedel ve kesinti tutarları yer alır. Sana yazılı bildirim gelmediyse kağıt belgeyle devam edebilirsin.

Gider Pusulası Gider Yazılır mı, KDV Var mı?

Muaf esnaf için düzenlenen belge fatura hükmünde olduğundan, işletmenle ilgili gerçek bir alımı belgeler. Bu sayede alımı diğer giderlerin gibi kayıtlarına alabilirsin. Belgenin geçerli olması için süresi içinde, zorunlu bilgileri eksiksiz ve imzalı olarak düzenlenmesi gerekir. KDV tarafında tablo nettir. Katma Değer Vergisi Kanunu 17. maddenin dördüncü fıkrasının (a) bendi, Gelir Vergisi Kanununa göre vergiden muaf esnafın yaptığı teslim ve hizmetleri KDV'den istisna tutar. Bu nedenle gider pusulasında KDV hesaplanmaz ve indirilecek bir KDV de doğmaz. Ticari faaliyeti olmayan bir kişiden yapılan alımlarda da KDV hesaplanmasına gerek olmadığı GİB görüşlerinde yer alır. Kısacası gider pusulasıyla yaptığın alımda maliyetin, ödediğin brüt bedelin kendisidir.

Gider Pusulasında Sık Yapılan Hatalar Neler?

İlk hata süreyi kaçırmaktır. Yedi günü geçen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır ve alımın belgesiz kalır. İkinci hata satıcıya imza attırmamaktır. Kanun belgeyi satıcıya imzalatılan bir belge olarak tanımladığı için imzasız nüsha tartışma yaratır. Üçüncü sırada stopajı unutmak gelir. Kesinti yapılmadığında vergi sorumluluğu alıcı olarak sende kalır. Bir diğer hata yanlış oran seçmektir; mal ve hizmeti karıştırmak hesabı değiştirir. Gider pusulasına KDV yazmak ya da bu belge üzerinden KDV indirmeye çalışmak da sık görülür. Ayrıca vergi mükellefi olan bir esnaftan fatura almak yerine pusula düzenlemek doğru değildir, çünkü belge yalnızca belge düzenleme zorunluluğu olmayanlar içindir. Banka ticari hesabıyla satış yapan internet satıcısından alımda ikinci kez kesinti yapmak da bir hatadır. Son olarak çiftçiden yapılan alımlarda müstahsil makbuzu yerine bu belgeyi kullanmak da yanlış belge seçimidir.

Zamankaybı Gider Pusulası Takibini Nasıl Kolaylaştırıyor?

Baştan net olalım: Zamankaybı belgeyi senin yerine düzenlemez ve stopaj tutarını hesaplamaz. Uygulamada gider pusulası için ayrı bir belge tipi de yok. Yaptığı iş, düzenlediğin pusulanın fotoğrafını yükleyerek onu diğer giderlerinle aynı defterde tutmanı sağlamaktır. Fotoğrafı yüklediğinde tarih, tutar, KDV, karşı taraf ve kategori bilgileri otomatik okunur ve masraf defterine işlenir. Kayda geçen satırı gözden geçirirken KDV tutarının sıfır olduğuna bakman yeterli. Birden fazla işletmenin hesabını tutuyorsan fişler mükellef bazında ayrılır, böylece her işletmenin belgesi kendi defterinde kalır. Ekibinden biri belge yüklediğinde kayıt bir onay akışından geçer. Fişler ve Raporlar sayfalarındaki dönem filtreleriyle bir ayın tüm belgelerini topluca görebilirsin. Bu da muhtasar hazırlığında mali müşavirine eksiksiz liste vermeni kolaylaştırır. Kayıtları Excel, CSV veya PDF olarak alabilir, Luca ve Defter-Beyan uyumlu biçimde dışa aktarabilirsin. Gerekli kayıtlar için KKEG ve KDV indirilemez işaretleri de kullanılabilir. Belgeyi düzenlediğin anda telefonundan fotoğrafını çekmek için Google Play'deki mobil uygulamayı kullanabilirsin.

Gider Pusulası Hakkında Sık Sorulan Sorular

Gider Pusulası: Beş Maddede Özet

Birincisi, gider pusulasını muaf esnaftan veya belge düzenleme zorunluluğu olmayan kişiden alım yaptığında alıcı olarak sen düzenlersin. İkincisi, gider pusulası teslim ya da hizmet tarihinden itibaren en geç yedi gün içinde, iki nüsha ve imzalı hazırlanmalıdır. Üçüncüsü, muaf esnafa yapılan ödemelerde ne aldığına göre yüzde 2, yüzde 5 veya yüzde 10 kesinti yapılır ve muhtasar ile beyan edilir. Dördüncüsü, gider pusulasında KDV yoktur. Beşincisi, e-Gider Pusulası yalnızca gönüllü başvuranlar ile GİB'in yazılı bildirim yaptığı mükellefler için gündemdedir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumun için mali müşavirine danış.